學校老師沒教的 Excel 最強教科書：解決你業務量過多、對數字不拿手、 報告抓不到重點！ 課長1年目のExcel術

林學 李友君

學校老師沒教的 Excel 最強教科書：解決你業務量過多、對數字不拿手、 報告抓不到重點！

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商品描述

★全書超圖解！ 

經常遲交被修理？當上主管手忙腳亂？ 
作者萃取從不加班的管理者， 
私下都在用的EXCEL技巧！ 


‧還在猛按電子計算機，算出業績與成本？ 
‧想呈現產品市占率……，卻不會用圓餅圖凸顯結果？ 
‧部屬交出的報表檔案多，無法整合仔細確認？ 

如果有以上煩惱，你得學超實用的Excel函數、數據分析、巨集……等技巧。 
不論你是業務、行銷還是財會人員，也不論你是一般員工還是管理者，只要按照本書的解說，20分鐘就能完成原本1小時的工作！ 

★90%的管理者都不擅長Excel，導致…… 
　　作者林學長期指導「IT商務應用」的專業培訓課程，發現一般工作者及管理者是否具備Excel技能，在專業表現與職涯發展上會出現明顯差距。這是因為Excel能解決業務量過多、對數字不拿手、報告抓不到重點……等各種問題，消除90%管理上的煩惱。 
然而，你很難從學校或教育訓練的課堂上學會這些方法，所以作者精選職場上最實用的54個Excel技巧，透過詳細的圖解和說明，讓你按部就班地學會如何掌握數字、做出一目瞭然的圖表和資料、提出說服力倍增的分析與簡報、管理自身或團隊的進度……。 
如此一來，你就能有效率地解決龐雜事務，更能提升個人成果與團隊績效。因此，讓我們開始實務操作吧！ 

★學校沒教，如何讓Excel幫你製作各種報表！ 
你可以運用彙整、計算的功能，消化掉不斷湧來、堆得像小山的各種報表。 
‧幾個部屬每日提交業務報告，如何立刻彙整成一個檔案？ 
‧猛按計算機，加總年度業績金額？寫出算式讓電腦代勞。 
‧製作日程表時，逐一輸入日期很費工夫，該怎麼辦？ 
‧活用「貫穿加總」，不必變更格式，還能跨檔案加總數字。 

★學校沒教，如何讓Excel幫你用函數分析數字與資料！ 
你可以設定函數，並透過比較、篩選，看穿癥結、擬出改善方案。 
‧想看出營收變化，先統一數據資料的格式才方便做比較。 
‧如何使用COUNTA函數、COUNTIF函數，篩選與分析業績？ 
‧從部屬過往的銷售額、接單率、接單額，找出他的KPI。 
‧想計算所有成員一個月內訪問客戶的次數？你的絕佳幫手是…… 

★學校沒教，如何讓Excel幫你凸顯業績表現！ 
你可以用簡報強調差異，激勵團隊成員或部門員工，讓他們自動自發。 
‧用長條圖和排名表，哪個方式能刺激業績吊車尾的人？ 
‧長條圖、折線圖、圓餅圖……，如何針對需要選用合適圖表？ 
‧向上司或顧客做簡報，怎麼用圖表顯示出與別人的不同？ 
‧活用「註解」功能給予回饋，提醒部屬：「主管有在看！」 

★學校沒教，如何讓Excel幫你節省工作時間！ 
你可以用各種功能鍵，節省點擊、選取、在鍵盤與滑鼠間來回移動的時間。 
‧想同時打開並列印不同月份的報表，按哪些快速鍵最方便？ 
‧用「Ctrl」搭配不同按鍵，你就能快速儲存、回復、搜尋資料！ 
‧想修改資料，卻覆蓋掉後面的文字？天啊，這是什麼魔法？ 
還有，一鍵將檔案「插入註解」、迅速調整圖表和文字等多種秘訣……

作者簡介

林學（Hayashi Manabu） 
資訊科技撰稿人。大學畢業後，累積五年上班族資歷，再擔任電腦雜誌編輯、主編，然後獨立創業。 
目前致力為一般上班族、管理者和經營者，舉辦研討會、培訓和演講，內容從IT商務應用、職場電腦應用，到業務、行銷和風險管理等商務技巧。活用上班族時期的經驗，從第一線的角度提供可具體實踐、淺顯易懂的指導，廣受好評。 
另外，在許多電腦及IT商務雜誌刊載文章，也為《日本經濟新聞》和《週刊鑽石》等媒體撰稿。著作有《Excel & Word的118個超省時技巧》、《苦惱時的電腦複習小學堂》等。 

 

譯者簡介

李友君 
日文專職譯者，譯作領域以實用書籍和科普短文為主。期盼能夠透過一己之力，讓更多人體會到學問的奧妙之處。 
譯有《基本面一哥教你財報分析課》、《用數字做決策的思考術》、《企業改造》、《科學素養》等書。

目錄大綱

前言　學校教的Excel，為何到社會後派不上用場？關鍵是活用 

Chapter 1 把數字變圖表，部屬有目標、老闆很放心！ 
1. Excel能幫助你什麼？ 
無法出人頭地的管理者，共通弱點是…… 
確認日報表，是管理團隊的第一步 
為何Excel技能太弱，會造成效率開倒車？ 
擅長Excel，就能立刻改善團隊績效 
優秀領導者都用日報表，匯集管理所需的資訊 

2. 你的數字力強嗎？ 
具備數字力與不具備的人，工作上有兩大差異 

3. 能否用圖表來說話？ 
展示圖表，比羅列數據更能激發工作幹勁 
為何管理作業進度，總是卡卡不順利？ 
建立工作機制，能讓團隊節省一半的時間 
Excel辦得到的事，最好交給Excel處理 
管理者的3大任務，都可以用Excel達成 

Chapter 2 Excel複習課，喚起學校教的片斷記憶！ 
1. 複習Excel的基本操作 
Excel是最方便的商務試算表軟體 
想加速不必靠滑鼠，按一鍵打開所有選取檔案 
【技巧1】透過Tab鍵，切換現用視窗 
【技巧2】搭配不同的快速鍵，一口氣關閉檔案 

2. 複習Excel的主要畫面 
先記住Office畫面中各部位的名稱 
捲動工作表有妙招，用鍵盤按鍵提升速度 
【技巧3】文字太大或太小？用滑鼠調高顯示倍率 

3. 操作時突然卡卡，可能是不小心…… 
數字鍵突然失靈，很可能是誤觸NumLock鍵 
修改資料後，為何文字竟然消失不見？ 

Chapter 3 Excel進階課，分析資料、解決工作難題！ 
1. 會函數與製表嗎？Step by Step讓你秒懂！ 
想掌握狀況和變化，從解讀Excel資料開始 
固定數據的位數，表格便能一目瞭然 
【技巧4】數字越小越簡單，比較時更淺顯易懂 
【技巧5】用「COUNTA函數」，數值或文字資料都可計算 
【技巧6】用「COUNTIF函數」，改善降價比率和部門工作 
【技巧7】哪些訂單降價20%？這樣做馬上找到符合條件的資料 

2. 會分析數字與資料嗎？即使KPI也難不倒你！ 
找出關鍵績效指標KPI，是領導者的責任 
設定目標前，先擬定假說並確認問題癥結 
【技巧8】將各種資料化為圖表，業績趨勢看透透 
想算出各種指標，只要會加減乘除就夠了！ 
【技巧9】用Excel幫你計算，從操作「＋」、「—」鍵開始 
【技巧10】想隨意插入欄或列，快速鍵比滑鼠更快 
【技巧11】寫公式的基本功，就是熟悉相對與絕對參照 
用「AVERAGE函數」求出平均值，得注意空白儲存格 
【技巧12】計算中位數來代替平均值，你比別人多一招 
解決問題不能紙上談兵，需要根據數字拿出方法 

Chapter 4 Excel其他應用，管理時間進度與細節！ 
1. 檔案到底在哪裡？2訣竅快速完成超方便！ 
檔案管理有2訣竅，能避免要用時找不到 
【技巧13】按快速鍵加上滑鼠拖放標籤，一次複製完畢 
【技巧14】將工作表彙整成一個檔案，釋放桌面空間 

2. 數字容易算錯？「貫穿加總」省下運算的麻煩！ 
【技巧15】小心！傻傻複製貼上，數值資料容易出錯 
【技巧16】除了數值和算式，單字和字串也能貼入Excel 
【技巧17】儲存格的參照，放在其他的工作表也沒關係 
【技巧18】用「貫穿加總」功能，算出多個檔案儲存格的總和 

3. 進度拖延怎麼辦？雲端共用表單，誰也跑不掉！ 
不想交貨延誤、弄錯產品規格，就得確實管理專案 
建立團隊共用的進度表，能減少部屬耗費的時間 
【技巧19】填寫進度日期，用「自動填滿」功能最省力 
【技巧20 & 21】為了防止錯誤，進度表還要放入星期幾 
一元化整合不同專案的進度，能確實遵守deadline 
【技巧22 & 23】用「篩選」功能，以顏色或數字排列輕重緩急 

Chapter 5 一流主管擅長用Excel做簡報，你呢？ 
1. 數據轉化為圖表，激發團隊成員的企圖心！ 
讓團隊成績看得見，能瞬間推動部屬積極衝刺 
根據「想傳達內容」，使用不同特色的圖表 
【技巧24】距離目標還有多遠？利用折線圖和散佈圖 

2. 4技巧讓圖表充滿說服力，向上、向下管理一把抓！ 
活用圖表強調重點，能準確傳達真實狀況 
【技巧25】變更軸刻度，凸顯數據的差異 
【技巧26】畫「折線圖」，不必打開層層選單就加粗線條 
【技巧27】畫「長條圖」，靠滑鼠右鍵來改變顏色與粗細 
【技巧28】畫「圓餅圖」，將想強調的部份分離出來 

3. 善用Excel的互動與註解，追蹤團隊成效！ 
報告並非收到看完就好，還要給予回饋 
雙向溝通的關鍵在於，讓部屬知道「主管有在看」 
用「註解」功能，再忙也能分享資訊提供建議 

Chapter 6 圖解學會Excel關鍵按鈕，效率提高100%！ 
【技巧29】按一鍵將檔案「覆寫儲存」 
【技巧30】按一鍵將檔案「另存新檔」 
【技巧31】解決當機與「沒有回應」 
【技巧32】讓操作錯誤瞬間回復原狀 
【技巧33】立刻顯示儲存格的格式視窗 
【技巧34】在儲存格設計選項選單 
【技巧35】一口氣在許多儲存格中輸入資料 
【技巧36】按一鍵將檔案「文字加粗」 
【技巧37】將儲存格的格式轉換成百分比 
【技巧38】不用滑鼠就能捲動工作表 
【技巧39】迅速切換相同檔案的工作表 
【技巧40】「凍結窗格」能讓項目欄保持顯示 
【技巧41】快速搜尋工作表內的關鍵字 
【技巧42】同時修改指定的詞彙 
【技巧43】一再「複製貼上」多種算式和字串 
【技巧44】如何「橫向貼上」縱向的資料？ 
【技巧45】立刻接續編輯儲存格內的資料 
【技巧46】一次輸入加總的SUM函數 
【技巧47】神速變更資料順序，或進行複製 
【技巧48】用「時間計算」功能，正確管理工時 
【技巧49】自動計算「經過天數」和「剩餘天數」 
【技巧50】切換整頁模式，能看到列印出的模樣 
【技巧51】一次調整儲存格的欄寬與列高 
【技巧52】文字量過多時，怎樣容納在儲存格內？ 
【技巧53】按一鍵將檔案「插入註解」 
【技巧54】快速調整圖表文字的大小

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