麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧

<簡介>

麥肯錫管理顧問公司創立迄今88年，已成為頂尖、菁英的代名詞，
最強大的核心能力，就是——
「正確定義問題」，
然後運用麥肯錫特有的「簡報格式」與「說服技巧」，
就算世界級難搞的問題或老闆，都信服這些麥肯錫的年輕小夥子。

獨家首次提供麥肯錫式簡報版面格式設計範本，以及會場布置重點圖解，你一目瞭然

繼《麥肯錫寫作技巧與邏輯思考》、《麥肯錫問題分析與解決技巧》、
《麥肯錫情緒處理與菁英養成法》後，暢銷書作家、頂尖企管顧問高杉尚孝這回首度公開讓麥肯錫得以屹立不搖的最大武器：

簡報格式與說服技巧

在麥肯錫，簡報不是報告，而是一種「說服」，而這種說服跟軟硬體設備無關。
簡報是決定買賣成交、提案通過與否的最後一關。
簡報，也代表了「你這個人」。所以，麥肯錫對簡報的格式要求、技術磨練極其嚴格。

◎麥肯錫菁英在簡報進行前，會先自問三個問題
●你希望對方怎麼做？
●你能為對方解決什麼問題？
●如何提高聽眾對你的接受度、也就是說服力。

◎接下來，他們會把問題分為四種問題類型──
恢復原狀型：已出現症狀的問題類型，也是一般所謂的「問題」。(業績下滑)
這種報告，你得準備五要件。
防杜潛在型：尚未出現症狀，但放任不管的話，將演變為大問題。(出現競爭者)
這種報告，你得想出兩對策。
追求理想型：指理想與現實之間的差距，亦即還有改善的餘地。 (提升業績)
這種報告，你要突顯兩者的落差。
避免機會損失型：現在雖然沒有顯著的損害，將來也不會因此產生問題，但錯失這大好機會卻非常可惜。(出現大好機會)
這種報告，你要產生急迫性。

◎然後針對以上四種問題，提出：結論→理由→結論
●簡報的基本原則是，闡述最想傳達的事情＝所以要先說結論。
鋪陳？最後才講故事結局？賣個關子想引人入勝？這都是簡報被打「╳」的原因。
●結論需要提出理由來佐證、鞏固；佐證訊息最多不超過五個。
但整份報告絕不超過七頁——這還包括封面一頁！
●聽眾都是健忘的，必須在報告結束前再提出結論，確認聽眾理解你的目的。
本書特別提供　公司內部的迷你簡報，該怎麼設計格式？

◎麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報
停止無意義的比手、畫腳。更不玩弄雷射筆，他們甚至不用雷射筆。
上台不是自拍，頭髮不准遮到臉
增加誠信的秘密──六點十分的角度，創造鞠躬效益。
領帶要選深紅或藍色 避免穿粗條紋或格紋西裝

簡報本來就該以聽者的角度製作，但如果你知道有多少報告，
是從發表者自己的立場或利益為出發點，一定會大吃一驚。

會報告的人，比比皆是，卻乏善可陳；
能做好簡報的人，無論是在公司內部、發表會場、演講廳，都將成為那個
「準備好的人」（全球性人才）＝菁英。

推薦：
世紀奧美公關創辦人暨總顧問　丁菱娟
柏克企管總經理╱職業簡報教練　王永福
中華人士協會講師　黃永猛

目錄：
推薦序一　簡報，就是把禮物送給觀眾╱黃永猛
推薦序二　簡報力，就是競爭力！╱王永福
前言　在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告

第1部　簡報前，麥肯錫菁英必問三件事
第1章　你希望對方怎麼做？
第2章　你能為對方解決什麼問題？
第3章　如何增加說服力？

第2部　麥肯錫的最強項：正確定義問題
第4章　所有問題，都可歸納為三種類型
第5章　恢復原狀型的問題，要五要件
第6章　防杜潛在型的問題，要想兩對策
第7章　追求理想型的問題，要突顯落差
第8章　結合不同問題描述的組合技術

第3部　能成功傳遞訊息的版面設計
第9章　金字塔版面結構，內容不超過七頁
第10章　文字頁*的基本結構──正誤事例
第11章　圖表頁的運用要領
第12章　圖表與文字，你得這樣組合
特別提供　公司內部的迷你簡報，該怎麼設計格式？──A4報告

第4部　麥肯錫菁英怎樣準備、怎樣上台簡報
第13章　單刀直入由上而下，否則必遭曲解
專欄　由上而下法的簡報要這樣做
第14章　聽眾的疑問，就是最好的說服捷徑
第15章　肢體語言，也是簡報的重點
第16章　策略性的簡報穿著與臉部表情
第17章　簡報會場的注意事項圖解

第5部　簡報的大忌：我怯場了！
第18章　成功的簡報，來自容許失敗

前言：
在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告
簡報的重要性與日俱增。向顧客提案理所當然需要用到，公司內部也愈來愈常使用簡報來報告。

本書將簡報的三大要素：一、「能夠讓聽者接受」的明確內容；二、「鞏固結論」的系統性架構；三、「增加發表者的說服力」等，均等又有條理地彙整成一本簡報指南書。

隨著簡報機會增加，電腦周邊產品及軟體也日新月異。除了出現手掌大小的器材外，投影機也有驚人的發展。今後，器材及軟體也將持續進化。

硬體及軟體廠商在市場行銷上，時常以「只要使用本軟體，就能製作出完美簡報」、「有了這台投影機，簡報必定萬無一失」等廣告文宣，煽動消費者的購買欲。因此，要特別注意對器材或軟體的過度依賴，以免陷入近乎迷信的實用錯覺。

能夠使用高性能的器材或軟體當然最好，但這並不表示有了它們，簡報就一定會成功。我們應該自問：「與器材和軟體的進步相比，簡報的內容和發表者的技能有跟著進步嗎？」我想這部分非但沒有進步，反而還退步了！

好比說，我們經常可以看到內容毫無故事性，只列出一堆數據，並穿插許多插圖和圖片，呈現出繁雜及混亂的簡報。要不然，就是只列出幾個關鍵字或照片，空洞、無內容的簡報。

而站在台上發表的人，則是身體動來動去、眼神飄移不定、雙手東摸西摸，一開口就「嗯～」個不停，而且不管聽者準備好了沒，就自顧自地開始發表，最後也不管台下聽眾有無疑問，就隨意結束等等。像這種，一看就知道沒接受過正式訓練的人，大有人在。簡報雖然已是一般常用的發表方式，但大多數發表者的技能卻只到這裡。

簡報的成效，經常是買賣成交與否、提案通過與否的決定性關鍵。因此，為了不輸給器材和軟體的進步，應當準備好簡單易懂、具說服力的資料，並積極提高發表者的素質。

本書的目的是培養大家製作出理論與實踐並重、並足以向外發表的內容。若能確實了解書中所提，並多加練習，我想，每個人的簡報技巧必將大幅進步。在此，衷心期望本書對各位的工作能有所助益。

推薦序　　　　　　　　　　　　　　　中華人事主管協會資深講師╱黃永猛
簡報，就是把禮物送給觀眾
簡報英文是Presentation，不過，另一名詞Present是禮物的意思。禮物必須具備的條件，是符合送禮的目的、與根據對象客製化內容。禮物需要真材實料，也需要包裝。因此，簡報發表者需要有好口才與說服力，才能讓對方產生共鳴。

「愛你在心口難開」的時代，已經過去了。高競爭世代，簡報的重要性與日俱增。向老闆做專案報告，或內部開會、向顧客提案也需要做簡報；應徵工作時，若能做出漂亮的簡報，更能增加魅力為自己加分。

我多年來從事簡報技巧與口才訓練，簡報包括三大核心技巧，一是內容與組織，二是簡報技巧，三是PPT製作技巧。簡報的目的其實是透過三種技巧，簡單扼要的透過視聽效果，快速地解決問題，並促使聽眾採取行動, 。

本書在簡報目的，與解決問題上琢磨甚深，書中提到簡報的目的，是希望聽眾能聽完簡報後，能產生實質的變化或採取特定行動。尤其，讓聽眾從無知變成了解、從反對變贊成、從疑惑變信任、從敵意變善意、從沮喪變希望等，明確地指出發表者須事先根據對象，設定簡報目的，才是踏上成功的第一步。

為聽眾解決問題，則是書中的另一大重心。作者將觀眾所有問題歸納為一、恢復原狀型；二、防杜潛在型；與三、追求理想型三種類型。很務實地運用失敗與成功案例，針對各種問題類型，設定需要解決的課題，能夠提供讀者更多元的思考方向。

發表者經常因緊張出現雞同鴨講、不知所云的現象，本書另一項觀點，則提到如何增加說服力。書中提到說服力因人而異，說服力的的高低，會因特定對象不同而有不同的結果。除此，本書也介紹簡報製作的實用技巧，與發表者的穿著打扮、及臉部表情，如何以肢體語言展現技巧。這些都是作者經驗與智慧的結晶，在在值得讀者的參考與學習。

Practice make perfect，本書以實務為主，是難得的好書。讀者若能深切地理解書中精闢的內容，並多加以練習，我想每個人的簡報技巧必將大幅進步，成為老闆賞識、客戶青睞、同事羨慕的簡報高手。

作者簡介：黃永猛　台大農推系畢，紐約、雪梨、東京、香港BBDO國際廣告AE研習。專欄作家、專業顧問、講師。W&G水鑾行銷廣告創辦人，BNSC（Business Negotiating Study Center）業務談判研究中心主持人。著有《搶攻業績48小時》、《小牌K大牌》等書。

推薦序
簡報力，就是競爭力！　　　　　　　　　　柏克企管總經理　王永福
　　上台簡報，是一門技術，是一門可以被分析、拆解、重組，然後加以學習的技術。這是我在過去幾年，指導了超過200間上市公司、2萬名專業學員後，所得到的心得！
　　身為一個專業工作者，在職場上常有簡報的機會，每一次上台，代表的不僅是服務的公司及產品，更是自我形象塑造的機會。可惜大部份的專業人士，雖然了解簡報的重要性，卻不曉得如何站在台上，把艱澀的專業主題說清楚，讓台下聽眾能清楚明白，並作出進一步的決策或行動。
　　如果你也遇到這樣的問題，《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》將帶來很多學習的方向。
　　作者在書中描敍了許多專業場景，把簡報過程中的應對，完整的逐字記錄下來。問答過程中，彼此心中想說、卻沒有說出來的話，也在本書列舉的案例中精彩呈現。
　　讀者可以看到什麼是錯誤的簡報案例，學習如何改進，再比照正確的簡報案例。透過這樣的學習過程，相信大家不僅能學習許多簡報實例，更能進一步備增自己的簡報實力，這是我覺得這本書最特別的地方。
　　除此之外，書中還提到在開始簡報前，如何分析聽眾需求，找出聽者最關心的問題；如何增加說服力；如何先講重點再講內容；如何站在台上專業呈現，包含站位、服裝、以及上台前心態的調整等等。書上提及的關鍵重點，都與我在實務操作上十分相近。由此可知，這本書並不是一本簡報理論書，而是從專業出發，聚焦實務的簡報實戰書。
　　在書裡頭，也可看到許多日式簡報的格式，包含單頁、表格、圖表，以及A4大小的企劃簡報範例。這種比較嚴謹而專業導向的簡報風格，也會給讀者不同的學習觀點，擴增各位的簡報視野。
　　「簡報力，就是競爭力！」希望讀者不止透過本書，學習專業化的簡報技術，更能花一些時間，大量練習，將這些技術內化成自己的一部份。這對於提升未來在職場上的競爭實力，將會有極大的幫助！

作者簡介：王永福，柏克企管總經理，超過200家上市公司的簡報技巧及內部講師教練。客戶包含中信金、台積電、西門子、康寧、諾華、聯合利華、趨勢科技、鴻海、Google、Gucci、NIKE等知名企業，多次創下最高滿意的完全課程。著有《上台的技術》。文章散見於「福哥的部落格」。

內文試閱：
在麥肯錫，簡報代表「說服」，不是報告

簡報的重要性與日俱增。向顧客提案理所當然需要用到，公司內部也愈來愈常使用簡報來報告。

本書將簡報的三大要素：一、「能夠讓聽者接受」的明確內容；二、「鞏固結論」的系統性架構；三、「增加發表者的說服力」等，均等又有條理地彙整成一本簡報指南書。

硬體及軟體廠商在市場行銷上，時常以「只要使用本軟體，就能製作出完美簡報」、「有了這台投影機，簡報必定萬無一失」等廣告文宣，煽動消費者的購買欲。因此，要特別注意對器材或軟體的過度依賴，以免陷入近乎迷信的實用錯覺。

能夠使用高性能的器材或軟體當然最好，但這並不表示有了它們，簡報就一定會成功。我們應該自問：「與器材和軟體的進步相比，簡報的內容和發表者的技能有跟著進步嗎？」我想這部分非但沒有進步，反而還退步了！

簡報的成效，經常是買賣成交與否、提案通過與否的決定性關鍵。因此，為了不輸給器材和軟體的進步，應當準備好簡單易懂，具說服力的資料，並積極提高發表者的素質。

你希望對方怎麼做？

簡報的目的，自然是希望能夠得到對方的同意、被對方所接受。如果對方是決策者，則希望他能核可企劃案的執行；如果是第一線的工作人員，希望他能確實執行企劃案的內容。
而一個用來報告進度的簡報，則是希望對方在了解企劃案進度之後，能夠繼續提供協助、執行。
因此，簡報的目的，就是「促使對方採取行動」。

※「先說你希望對方怎麼做」─成功案例
定森：「非常感謝各位在百忙之中，撥冗前來出席此次簡報會議。如同日前發布的資料，今日的目的是加強各部門間的聯繫，以縮短新商品的推廣期間。」（已事先傳達此次會議的宗旨。）

製造部主管：（沒錯，這就是今天的宗旨。）（與對方有相同的認知。）

定森：「包括會後的意見交流，希望各位能給我大約六十分鐘的時間，完成此次內容。把新商品的推廣期間縮短至一半，是全公司上下的一致目標，為達這一點，我希望能在各部門間建立起互助體制。今後，我將向各部門人員請求具體協助。」（與會人員在了解會議所需的時間後，便能安心參加會議。事先告知將提出具體的協助請求，讓對方做好心理準備。）

品管部主管：（景氣這麼糟，各部門若不能好好合作，將喪失市場先機，我也只能盡全力配合了。）

定森：「那麼，我們來參考最近的成功案例，從中尋找能有系統地縮短新商品的推廣期，並建立全新體制的靈感。」（不以失敗案例為借鏡，而是從成功例中學習正確的做法，不失為一種有效的方法。）

採購部主管：（從具體的成功案例來帶入主題，確實讓人容易理解。）

定森：「我以最近為女性消費者導入的含膠原蛋白機能性飲料『膠原元氣』為例，為各位做說明。本商品的推廣期間，僅為同類商品平均導入期的三分之一……。」（從驚人的成功例帶入主題，激起對方的興奮感。）

如何增加說服力？

說服力，是聽者對我們闡述的理論，產生同感和共鳴的程度。如果能得到對方「沒錯」、「就是這樣」的回應，表示我們具有說服力；如果對方的回應是「這種說法很奇怪」或「這是錯誤的」，就表示缺乏說服力。

在缺乏強制力的情況下，促使對方採取行動的唯一方法，就是提高說服力。

簡報內容要讓對方覺得有說服力，就要能解決對方的問題。

舉例來說，如果你的內容是在說明如何修復損壞的東西，就要以掌握現況、分析原因、處理原因及防止復發的順序，來製作簡報。對聽者而言，只要能提出解決問題的方案，內容自然具有說服力。如此一來，不需強制規範，聽者也會自動自發地採取行動。

※提高說服力─—成功案例
梅木：「以上是本公司開發的，新世代電信專業等級通訊伺服器『Behind-Stage-NGN900』的主要規格。各位若有任何問題，歡迎在簡報結束後提出來討論。（在簡報時間有限的情況下，要注意別花太多時間解釋枝微末節的問題。）接下來，關於如此高規格的伺服器，為什麼日後會變得愈來愈重要，我將從業界未來動向的角度，為各位說明。」（掌握住聽者感興趣的問題點。）

業者A：（就是這個！我就是想要知道業界今後的動向，以及這款伺服器的穩定性。這可是一筆極大的投資，若投資方向錯誤，將對公司造成致命的打擊。）

梅木：「……基於上述的業界變化，目前使用的普通伺服器規格，再過幾年就無法使用了。」（明確點出聽者最關心的問題點。）

業者B：（將來真的會變成這樣嗎？如果是真的就糟了︙︙即便如此，這款伺服器真的是最好的選擇嗎？）

梅木：「我們對本公司機種齊全的『Behind-Stage-NGN900』十分有自信，不僅能順應環境的變化，也是成本與績效比最高的解決方案。和其他公司同等級的機種相較，相信各位一定能明白它的獨特性。例如：和MBI公司開發的『Blade-Outer-TH』系列相比……。」（搶先解答對方的疑問，讓聽者在無形中產生我們所希望的變化。）

業者C：（這樣聽起來，這款伺服器似乎不錯。但這是自己評論自家公司的產品，怎麼可能說不好的地方。）

梅木：「比日本進步十年的美國，就給予本公司產品極大好評。例如：各位都知道的UST & T公司，就已經導入本公司的產品了，而且在使用上也非常滿意。基於以上理由，為因應業界變化，並保有各位的競爭優勢，我在此強力推薦，本公司的新世代電信專業等級通訊伺服器『Behind-Stage-NGN900』。（將簡報定位在為聽者解決問題的提案上。）請各位務必檢討，採用本伺服器。」

業者D：（原來如此……這是為了避免失去先機的預防對策。似乎有檢討的必要。等會兒也順便參加樣品展示會吧。）

圖表與文字，你得這樣組合

即使頁面最上方的標題訊息已經寫得很清楚了，但是，只用圖表佐證標題訊息還是有風險。做簡報時，很可能用掉太多時間在說明圖表，或是遺漏掉重點。有時即使口頭說明的很清楚，但光用聽的，聽眾仍然不容易理解，無法留下深刻的印象。

　　因此，為提高聽者的理解度及維持簡報的流暢度，用文字來補充說明，也是一種很好的方法。我建議使用的文字訊息數是三個。

圖表放左邊，文字放右邊

圖表和文字併用時，可由左向右設計版面，把圖表放在左邊、文字放右邊。
不論是日語、中文、英語，大多是由左向右讀寫文字，所以聽眾也都習慣性地由左向右閱讀。而且圖表放在左邊，可先給右腦一個直覺的印象，之後看到右邊的文字，就會在左腦形成邏輯。

單刀直入由上而下，否則必遭曲解

簡報的基本原則應是先闡述結論。然而，大部分的人卻相反，從小細節開始說明，最後才歸納結論。

從小細節開始說明，等於是在簡報方向尚未明朗化前，就提供各種線索，讓聽者得以自行揣測，歸納出一個自以為是的結論。

這種做法會在最後總結時，增加讓聽者覺得「才不是這樣呢！」的可能性。

由下（細結）而上（結論）的說明順序，可用在推理小說或懸疑劇場，但不適用於商業簡報，因為這種做法，與聽者思路互相抵觸的危險性實在太高。

相反地，先闡述最終結論的由上而下法，能帶給聽者安心的感覺。這就像是一開始先告知目的地，然後再沿路說明景點一樣，知道最終目的地可讓人感到安心。而且，聽者知道結論之後，就不必自己胡思亂想，可安心聆聽簡報，說服力自然能提高。

聽眾的疑問，就是最好的說服捷徑

提問是聽者的權利，但發表者可以把它當作傳遞訊息的機會。

在回答問題的同時，可順便重申主要訊息和關鍵訊息。這聽起來簡單，卻需要相當的說話技巧。

假設問題，進行模擬練習，可精進回答的技巧。

在準備會後的問答時，可製作一本假設問題集。這時，不妨設定一個最具敵意的聽者，並準備具有攻擊性的問題。也就是假設一個，最不希望被問到的問題。沒有聽者提出尖銳的問題自然最好，但隨時都要做好萬全準備。

策略性的簡報穿著與臉部表情

做商業簡報時，男性的規定服裝是深藍色或灰色的西裝，避免穿著粗條紋或格紋西裝。若無特別理由，記得扣上西裝外套的鈕扣。領帶最好選擇深紅色或藍色系列，避免選用給人輕浮感的明亮紫色，或駭人的粉紅色。

女性則可以穿著稍微亮麗的套裝，但要注意避免使用過於花俏的領巾，以免給人走伸展台的感覺，分散聽者的注意力。

表情和動作，會反映出發表者本身的個性。有些人個性開朗、動作大喇喇；有些人則個性陰鬱、動作謹慎小心。並沒有規定所有發表簡報的人，都要用開朗的表情、誇大的手勢做簡報。因為簡報發表者首要重點是，努力把自己想要說的話傳達出去，然後再根據自己的個性，表現出和主題相符的表情和動作就可以了。

創造鞠躬的投資效益

做簡報之前，事先決定開始和結束時，是否要鞠躬行禮。

在國際性的場合，可以選擇不鞠躬行禮，但如果鞠躬行禮較為得體，就該入境隨俗低頭行禮。

有些簡報發表者只會輕輕點個頭，讓人搞不清楚是不是在鞠躬。這種行禮方式非但沒帶給聽者禮貌的感覺，反而會留下不認真的印象。

若決定鞠躬行禮，就該好好地低下頭，直到身體呈六點十分的角度。這麼做可加深聽者在簡報開始和結束時的印象。

<作者簡介>

作者簡介：
高杉尚孝
出生於橫濱。高杉尚孝事務所代表；筑波大學研究所客座教授。慶應義塾大學經濟學院畢業；美國賓州大學華頓管理學院企業管理碩士（MBA）；紐約證券交易所合格證券分析師；美國艾理斯理情學院（AEI）的特別研究員兼治療師。www.takasugisoken.com
歷任美孚石油（Mobil）、麥肯錫（Mckinsey & Company）、JP摩根銀行（J.P. Morgan & Company）的東京和紐約分行，而後接掌美商資訊顧問公司總經理一職，才轉為現職。在企業財政理論、擬定經營策略、邏輯思考、簡報技術等方面，從事大型企業幹部培育事業。著有：《麥肯錫情緒處理與菁英養成法》、《麥肯錫問題分析與解決技巧》、《麥肯錫寫作技巧與邏輯思考》（大是文化出版）等書。

譯者簡介
李佳蓉
輔仁大學日文系畢業，曾任出版社日文編輯，譯有《你能讓90％的病不發生》、《反向思考的正面力量》、《好主管不該教員工》、《真希望老師這樣教統計》、《算股》、《現在起，你需要四個靠山》、《在社會走跳、你得懂這些生存之道》、《神回覆的表達技術》（以上均由大是文化出版）等書。