Word排版技術大全（第2版）

宋翔，微软全球最有价值专家（MVP），微软TechNet 中文论坛版主， 微软TechNet Webcast 讲师，已出版多部图书，代表作有《Word 排版之道》《Excel 公式与函数大辞典》《Windows 10 技术与应用大全》等。

第 1章 寫在排版之前　001

1.1　為何在眾多排版軟件中選擇Word　002

1.2　如何成為Word排版高手　003

1.3　關於Word排版平臺　004

1.3.1　本書內容是否依賴於特定的Word版本　004

1.3.2　Word如何處理文本　005

1.3.3　Word如何處理圖片　005

1.3.4　Word如何處理表格　006

1.3.5　Word如何處理圖形　007

1.3.6　Word如何處理長文檔　007

1.3.7　Word如何處理多文檔　008

1.4　打造得心應手的排版環境　009

1.4.1　熟悉Word操作界面　009

1.4.2　自定義快速訪問工具欄和功能區　010

1.4.3　設置保存新文檔時的默認文件格式　013

1.4.4　設置Word記錄的最近使用的文檔數量　013

1.4.5　設置定時保存文檔　014

1.4.6　設置每次打開文檔時默認顯示的文件夾　014

1.4.7　設置在文檔中顯示格式編輯標記　015

1.4.8　在新、舊Word文檔格式之間轉換　015

1.5　不同視圖下的排版操作　016

1.5.1　在頁面視圖中編輯和排版文檔　016

1.5.2　在大綱視圖中構建和查看文檔結構　017

1.5.3　利用文檔結構圖快速查看和定位文檔　018

1.5.4　設置文檔內容的顯示比例　019

1.6　Word排版中的7個重要原則　019

1.6.1　對齊原則　019

1.6.2　緊湊原則　020

1.6.3　對比原則　020

1.6.4　重復原則　021

1.6.5　一致性原則　021

1.6.6　可自動更新原則　022

1.6.7　可重用原則　022

1.7　排版常見問題解答　023

1.7.1　將鼠標指針指向某個選項時Word速度變慢　023

1.7.2　瀏覽包含大量圖片的文檔時出現卡頓　023

1.7.3　段落標記顯示為符號　023

1.7.4　Word停止響應或崩潰　024

1.8　思考與練習　025

第 2章 模板——設置文檔頁面格式一勞永逸　026

2.1　頁面的組成結構及其設置方法　027

2.1.1　紙張大小　027

2.1.2　版心　028

2.1.3　頁邊距　030

2.1.4　頁眉和頁腳　030

2.1.5　天頭和地腳　032

2.1.6　頁面方向　032

2.1.7　使文檔同時包含橫豎兩種方向的頁面　033

2.1.8　為文檔添加封面　034

2.2　設計文檔的版面佈局　035

2.2.1　純文字類文檔的版面設計　036

2.2.2　文、表混合類文檔的版面設計　037

2.2.3　圖、文混合類文檔的版面設計　037

2.2.4　圖、文、表混合類文檔的版面設計　038

2.3　瞭解模板　039

2.3.1　模板的作用　039

2.3.2　模板和普通文檔的區別　040

2.3.3　模板的存儲位置　040

2.3.4　查看文檔使用的模板　041

2.3.5　理解Normal模板　041

2.4　創建和使用模板　042

2.4.1　創建模板　042

2.4.2　使用模板批量創建多個文檔　042

2.4.3　為模板加密防止隨意修改　043

2.4.4　分類管理模板　044

2.5　修改模板使其符合新的需要　045

2.5.1　修改模板的頁面格式　045

2.5.2　修改模板中的樣式　045

2.5.3　修改模板中的內容　046

2.6　排版常見問題解答　046

2.6.1　在指定路徑中未顯示Normal模板　046

2.6.2　選擇模板時無法預覽模板內容　046

2.7　思考與練習　047

第3章 樣式——讓排版規範、高效　048

3.1　瞭解樣式　049

3.1.1　什麽是樣式　049

3.1.2　為什麽要使用樣式　049

3.1.3　Word中包含的樣式類型　050

3.2　創建和修改樣式　051

3.2.1　基於現有格式創建新的樣式　051

3.2.2　基於現有樣式創建新的樣式　052

3.2.3　修改樣式中的格式　056

3.2.4　將樣式的修改結果保存到模板　057

3.2.5　為樣式設置快捷鍵　058

3.3　使用和管理樣式　059

3.3.1　使用樣式為內容設置格式　059

3.3.2　使用樣式快速選擇文檔中的多處內容　060

3.3.3　在當前文檔中加載模板中的所有樣式　060

3.3.4　在文檔和模板之間復制樣式　061

3.3.5　刪除樣式　063

3.4　排版常見問題解答　063

3.4.1　Word內置的樣式名稱顯示混亂　063

3.4.2　樣式窗格中顯示很多無關的樣式　064

3.4.3　無法通過樣式選擇設置了該樣式的多處內容　064

3.4.4　樣式隨文本格式自動改變　065

3.4.5　無法徹底刪除文檔中的樣式　065

3.5　思考與練習　065

第4章 文本——構建文檔主體內容　066

4.1　輸入文本　067

4.1.1　瞭解Word中的插入點　067

4.1.2　輸入英文字母和漢字　068

4.1.3　輸入中文大寫數字　068

4.1.4　輸入生僻字　068

4.1.5　輸入偏旁部首　069

4.1.6　輸入帶圈數字　070

4.1.7　輸入常用標點符號　071

4.1.8　輸入平方符號和立方符號　071

4.1.9　輸入貨幣和商標符號　072

4.1.10　輸入常用的箭頭和線條　072

4.1.11　輸入圖形符號　072

4.1.12　輸入數學公式　073

4.1.13　快速輸入測試用的文本　076

4.1.14　導入文件中的內容　076

4.2　一切操作從選擇開始　076

4.2.1　選擇字、詞、句　077

4.2.2　選擇一行和多行　077

4.2.3　選擇一段和多段　077

4.2.4　選擇連續區域中的內容　078

4.2.5　選擇不連續區域中的內容　078

4.2.6　選擇矩形區域中的內容　078

4.2.7　選擇文檔中的所有內容　078

4.2.8　使用F8鍵進行擴展選擇　079

4.3　編輯文本　079

4.3.1　在指定位置插入新的內容　079

4.3.2　移動內容的位置　079

4.3.3　復制現有內容　080

4.3.4　刪除不需要的內容　081

4.3.5　使用F4鍵快速執行重復操作　081

4.4　排版常見問題解答　082

4.4.1　輸入英文時句首字母自動變為大寫　082

4.4.2　輸入的左右括號不匹配　082

4.4.3　輸入的文字下方自動顯示波浪線　083

4.4.4　輸入的網址自動變為超鏈接　084

4.4.5　輸入內容時自動刪除了插入點右側的內容　084

4.5　思考與練習　085

第5章 字體格式和段落格式——文檔排版基礎格式　086

5.1　設置字體格式　087

5.1.1　改變文本的字體和大小　087

5.1.2　改變文本的字體顏色　088

5.1.3　對文本設置加粗和傾斜效果　089

5.1.4　利用標記顏色突出顯示指定內容　089

5.1.5　為文本添加下劃線　090

5.1.6　增加文本與下劃線之間的距離　090

5.1.7　調整字符間距　091

5.1.8　轉換英文的大小寫　093

5.1.9　設置文本的中文字體和英文字體　093

5.1.10　設置文檔或模板的默認字體格式　093

5.1.11　添加新的字體　094

5.2　設置段落格式　094

5.2.1　什麽是段落　094

5.2.2　硬回車和軟回車　095

5.2.3　5種段落對齊方式　095

5.2.4　4種段落縮進方式　096

5.2.5　讓文檔中的第 一個字格外醒目　097

5.2.6　設置段落中各行文字之間的距離　098

5.2.7　設置段落之間的距離　099

5.2.8　設置段落的換行和分頁方式　100

5.2.9　為段落添加邊框　101

5.2.10　為段落添加底紋　103

5.2.11　使用格式刷快速復制字體格式和段落格式　104

5.2.12　使用製表位快速對齊多組文本　104

5.2.13　設置默認的段落格式　107

5.3　設置項目符號和編號　107

5.3.1　為具有並列關系的內容添加項目符號　107

5.3.2　自定義項目符號　108

5.3.3　為具有順序關系的內容添加編號　109

5.3.4　自定義編號　110

5.3.5　使起始編號從指定的數字開始　110

5.3.6　調整編號和文本之間的距離　111

5.4　排版常見問題解答　111

5.4.1　文字無法完整顯示　111

5.4.2　行尾包含大面積空白　112

5.4.3　無法刪除文檔末尾的空白頁　112

5.4.4　在其他電腦中無法正確顯示某些字體　113

5.4.5　按Enter鍵後圖標自動變為項目符號　113

5.5　思考與練習　114

第6章 圖片和圖形——文檔圖文並茂更吸引人　115

6.1　插入和設置圖片　116

6.1.1　插入圖片　116

6.1.2　設置圖片尺寸　118

6.1.3　旋轉圖片　119

6.1.4　裁剪圖片　120

6.1.5　調整圖片的亮度和對比度　121

6.1.6　設置圖片與文字之間的佈局方式　122

6.1.7　設置插入圖片時的默認佈局方式　124

6.1.8　導出文檔中的圖片　124

6.2　插入和設置形狀、文本框和藝術字　125

6.2.1　插入形狀、文本框和藝術字　125

6.2.2　在形狀中添加文字　127

6.2.3　使文本框的大小隨文字量自動縮放　128

6.2.4　在多個文本框之間串接文字　129

6.2.5　更改形狀　130

6.2.6　設置形狀、文本框、藝術字的邊框和填充效果　130

6.2.7　刪除形狀、文本框和藝術字　132

6.3　同時處理多個圖形　133

6.3.1　選擇多個圖形　133

6.3.2　利用圖形的可見性精確定位圖形　133

6.3.3　對齊多個圖形　134

6.3.4　利用網格線精確對齊多個圖形　135

6.3.5　快速等間距排列多個圖形　136

6.3.6　改變圖形之間的層疊位置　136

6.3.7　將多個圖形組合為一個整體　138

6.3.8　使用畫布組織多個圖形　138

6.4　排版常見問題解答　139

6.4.1　圖片無法完整顯示　139

6.4.2　圖片無法與文字在水平方向上居中對齊　140

6.4.3　無法選中位於文字下方的圖片　140

6.4.4　插入圖片後文檔體積劇增　140

6.4.5　繪制形狀時自動插入畫布　141

6.4.6　旋轉圖形時其內部填充的圖片出現錯位　141

6.5　思考與練習　142

第7章 表格和圖表——組織和呈現數據的利器　143

7.1　創建表格　144

7.1.1　通過拖動網格創建表格　144

7.1.2　通過指定行、列數創建表格　145

7.1.3　 通過轉換文本創建表格　145

7.2　選擇表格元素　146

7.2.1　選擇一個或多個單元格　146

7.2.2　選擇一行和多行　147

7.2.3　選擇一列和多列　147

7.2.4　選擇整個表格　147

7.3　調整表格結構　148

7.3.1　添加和刪除表格元素　148

7.3.2　合並和拆分單元格　150

7.3.3　設置行高和列寬　150

7.3.4　快速均分行高和列寬　151

7.3.5　設置整個表格的大小　151

7.3.6　自動調整表格的大小　152

7.3.7　使單元格大小與其內部的文字自動適應　153

7.3.8　從不同方向拆分表格　154

7.3.9　創建錯行表格　154

7.3.10　將表格轉換為文本　156

7.4　在表格中輸入和編輯內容　157

7.4.1　在表格中輸入內容　157

7.4.2　在表格的上方輸入內容　157

7.4.3　在表格中快速填充相同的內容　157

7.4.4　自動為表格中的內容添加編號　157

7.4.5　自動為跨頁表格添加標題行　157

7.4.6　計算表格中的數據　158

7.5　設置圖、文、表的位置　162

7.5.1　設置文字在表格中的位置　162

7.5.2　設置圖片在表格中的位置　163

7.5.3　設置表格在文檔中的位置　164

7.5.4　利用表格實現多欄排版　165

7.6　設置表格的外觀　166

7.6.1　使用表格樣式快速美化表格　166

7.6.2　設置表格邊框　167

7.6.3　設置表格底紋　170

7.7　圖表　171

7.7.1　圖表的組成　171

7.7.2　插入基礎圖表　172

7.7.3　編輯圖表數據源使圖表顯示正確的數據　173

7.7.4　設置圖表的佈局方式　175

7.7.5　美化圖表外觀　176

7.8　排版常見問題解答　176

7.8.1　在表格中輸入的英文單詞首字母自動轉換為大寫　176

7.8.2　表格跨頁斷行　177

7.8.3　應用表格樣式時自動刪除了手動設置的格式　178

7.9　思考與練習　179

第8章 查找和替換——提高排版效率的法寶　180

8.1　查找和替換文本內容　181

8.1.1　使用特定顏色突出顯示查找到的匹配內容　181

8.1.2　快速選擇查找到的所有匹配內容　182

8.1.3　快速修改錯誤的內容　183

8.1.4　快速轉換英文大小寫　183

8.1.5　快速轉換文本的全角和半角格式　184

8.2　查找和替換格式　185

8.2.1　批量為內容設置字體格式　185

8.2.2　批量更改內容的字體格式　187

8.2.3　批量更改多個段落的段落格式文檔　188

8.2.4　批量更改為內容應用的樣式　188

8.2.5　批量將所有嵌入型圖片設置為居中對齊　189

8.2.6　批量刪除所有嵌入型圖片　190

8.3　使用通配符進行查找和替換　190

8.3.1　通配符的使用規則和註意事項　190

8.3.2　批量刪除所有數字　192

8.3.3　批量刪除所有英文　192

8.3.4　批量刪除所有漢字　193

8.3.5　批量刪除所有英文和英文標點符號　193

8.3.6　批量刪除所有中文標點符號　194

8.3.7　批量刪除中文字符之間的空格　194

8.3.8　批量刪除所有空白段落　194

8.3.9　批量刪除所有重復段落　195

8.3.10　批量刪除所有包含指定內容的段落　196

8.3.11　批量刪除所有以英文字母開頭的段落　197

8.3.12　批量刪除所有數字的小數部分　198

8.3.13　批量將數字中的句號替換為小數點　198

8.3.14　批量在表格中的兩個字姓名之間添加全角空格　198

8.3.15　批量為表格中的金額添加貨幣符號　199

8.3.16　批量刪除多餘的半角空格　200

8.3.17　批量為表格中的金額添加千位分隔符　202

8.3.18　批量為每段開頭的冒號及其左側的文字設置粗體　203

8.3.19　一次性將英文直引號替換為中文引號　204

8.3.20　快速為所有參考文獻的編號添加方括號　205

8.3.21　批量設置標題的大綱級別　206

8.4　排版常見問題解答　207

8.4.1　使用通配符進行查找和替換時沒有任何效果　207

8.4.2　總是無法查找和替換完全匹配的內容　208

8.5　思考與練習　208

第9章 自動化和域——讓文檔更智能　209

9.1　創建多級編號　210

9.1.1　瞭解多級編號　210

9.1.2　應用Word預置的多級編號　210

9.1.3　創建多級編號　211

9.1.4　將多級編號與樣式關聯　215

9.2　自動為圖片和表格編號　215

9.2.1　使用題註功能為圖片和表格編號　215

9.2.2　在圖表編號的開頭添加章編號　217

9.3　添加與管理腳註和尾註　218

9.3.1　插入腳註和尾註　218

9.3.2　調整腳註和尾註的位置　220

9.3.3　設置腳註和尾註的編號方式　221

9.3.4　在腳註和尾註之間轉換　221

9.3.5　刪除腳註和尾註　222

9.4　設置頁碼　222

9.4.1　添加頁碼　222

9.4.2　為一個文檔設置多種格式的頁碼　223

9.4.3　從指定的頁面開始顯示頁碼　224

9.5　設置頁眉和頁腳　224

9.5.1　在頁眉和頁腳中輸入固定不變的內容　225

9.5.2　使首頁的頁眉和頁腳與其他頁不同　225

9.5.3　使奇數頁和偶數頁擁有不同的頁眉和頁腳　225

9.5.4　從指定的頁面開始顯示頁眉和頁腳　226

9.5.5　使每一頁的頁眉和頁腳都不相同　226

9.6　引用和定位　226

9.6.1　使用書簽快速跳轉到文檔中的特定位置　226

9.6.2　交叉引用不同位置上的內容　227

9.7　使用域　229

9.7.1　域的組成　229

9.7.2　創建域及其註意事項　230

9.7.3　顯示域的最新結果　231

9.7.4　使域在文檔中清晰可見　231

9.7.5　快速定位域　232

9.7.6　在域結果和域代碼之間切換　232

9.7.7　編輯域的內容　232

9.7.8　禁止更新域　233

9.7.9　刪除文檔中的域　233

9.7.10　使用EQ域輸入分數和數學方程式　233

9.7.11　使用SEQ域快速為公式編號　234

9.7.12　使用Page域為雙欄頁面添加頁碼　236

9.7.13　使用StyleRef域提取章節標題　236

9.7.14　使用“\*”開關創建自定義的文本格式　238

9.7.15　使用“\#”開關創建自定義的數字格式　238

9.7.16　使用Date域和“\@”開關創建自定義的日期和時間格式　239

9.8　排版常見問題解答　240

9.8.1　無法刪除頁眉中的橫線　240

9.8.2　無法刪除腳註分隔線　240

9.8.3　腳註被頁腳中的內容覆蓋　241

9.8.4　題註變為“圖一-1”格式　241

9.8.5　顯示“錯誤!未找到引用源”　242

9.9　思考與練習　242

第 10章 目錄和索引——大型文檔不可或缺的元素　243

10.1　創建目錄　244

10.1.1　瞭解目錄　244

10.1.2　使用內置標題樣式或大綱級別創建目錄　245

10.1.3　使用TC域將任意內容添加到目錄中　247

10.1.4　使用TOC域為指定範圍中的內容創建目錄　249

10.1.5　使用RD域為多個文檔創建總目錄　251

10.1.6　在一個文檔中創建多個目錄　253

10.1.7　創建圖表目錄　253

10.2　管理目錄　255

10.2.1　修改目錄格式　255

10.2.2　使目錄與文檔中的標題同步更新　256

10.2.3　將目錄轉換為普通文本　256

10.2.4　刪除目錄　257

10.3　創建索引　258

10.3.1　通過手動標記索引項創建索引　258

10.3.2　創建多級索引　260

10.3.3　通過自動標記索引文件創建索引　261

10.3.4　創建表示頁面範圍的索引　262

10.3.5　在一個文檔中創建多個索引　263

10.4　管理索引和索引項　263

10.4.1　修改索引格式　263

10.4.2　使索引與文檔內容同步更新　264

10.4.3　取消索引項的標記狀態　265

10.5　排版常見問題解答　265

10.5.1　為標題設置大綱級別後無法創建目錄　265

10.5.2　目錄無法對齊　265

10.5.3　更新目錄時顯示“未找到目錄項”　266

10.5.4　已標記的索引項未出現在索引中　266

10.6　思考與練習　266

第 11章 主控文檔和郵件合並——輕松處理長文檔和多文檔　267

11.1　在長文檔和多文檔中導航　268

11.1.1　快速瀏覽文檔頁面　268

11.1.2　在窗口中查看文檔的不同部分　269

11.1.3　在多個文檔之間切換　270

11.1.4　快速保存和關閉所有打開的文檔　270

11.2　使用主控文檔功能組織多個文檔　271

11.2.1　主控文檔的工作方式　271

11.2.2　主控文檔和獨立文檔之間的合並與拆分　271

11.2.3　在主控文檔中編輯子文檔　274

11.2.4　鎖定子文檔以防意外修改　275

11.2.5　將子文檔中的內容寫入主控文檔　275

11.2.6　刪除子文檔　276

11.3　使用郵件合並功能批量創建多個同類文檔　276

11.3.1　郵件合並功能的原理和通用流程　276

11.3.2　郵件合並中的主文檔和數據源類型　277

11.3.3　批量創建員工錄用通知書　279

11.3.4　批量創建員工工資條　282

11.3.5　批量創建帶照片的工作證　284

11.3.6　批量創建通信地址不同的信封　287

11.4　排版常見問題解答　290

11.4.1　工資條中的金額的小數碼數過多　290

11.4.2　工資條跨頁斷行　290

11.5　思考與練習　291

第 12章 打印輸出和文檔安全　292

12.1　小批量個人打印　293

12.1.1　快速打印當前頁或所有頁　293

12.1.2　靈活打印指定的多個頁面　293

12.1.3　只打印選中的內容　294

12.1.4　在一頁紙上打印多頁內容　294

12.1.5　在16開紙上打印A4紙排版的內容　294

12.1.6　批量打印多份文檔　295

12.1.7　打印論文　295

12.1.8　將Word文檔輸出為PDF文件　297

12.1.9　將Word文檔輸出為PRN文件　298

12.2　加密文檔　298

12.2.1　設置文檔的打開密碼　298

12.2.2　設置文檔的修改密碼　299

12.2.3　刪除為文檔設置的密碼　299

12.3　排版常見問題解答　300

12.3.1　無法打印文檔的背景和圖形對象　300

12.3.2　無法在打印前更新文檔數據　300

12.4　思考與練習　301

附錄1 Word快捷鍵　302

附錄2 Word字號大小對照表　309

附錄3 Word查找和替換中的特殊字符　311

附錄4 排版印刷常用術語/見配書資源

附錄5 思考與練習參考答案/見配書資源