達成 10倍效率的 Google 雲端工作術｜數位轉型 x 遠距工作

沒人教過你的Google活用術
大家應該都用過Google，但真正體驗Google鮮為人知的巨大威力後，你應該就更離不開它了。不過，你肯定會覺得奇怪：「既然有這麼厲害的使用方式，為什麼之前都沒有人知道呢？」偷偷告訴各位，這是因為幾乎沒有人會教你怎麼用。本書介紹的「10個10倍效率的App」，操作上都不困難。而且全部免費，不用擔心成本的問題。熟練「10個10倍效率的App」後，遠距辦公的成果肯定會比當面工作多達10倍。

達成10倍遠距溝通效果
使用Google日曆的Google AI自動調整會議日程；使用Google Meet的即時通訊功能稱霸遠距會議；使用Google Jamboard收斂會議結論。

達成10倍遠距協作成果
使用Google表單蒐集最新穎的第一手資訊；使用Google試算表分析、編輯資料；使用Google雲端硬碟與相關成員即時共用資料、檔案。

達成10倍遠距管理效果
使用Google Classroom統一管理與下屬的訊息交流，建立即便分散異地也能維持信賴關係的機制；使用Google帳戶強化資安防護的管理；使用次世代筆記本Google Keep迅速解決各種小事。結合這三個App經營管理，可讓大家發揮出10倍的力量。
 

<序>

自從新冠病毒來襲，日本發布「緊急事態宣言」以來，我們過去習慣的社會為之一變。春夏兩季甲子園球場的全國高中棒球選手權大會被終止，四年一度、時隔56年於東京舉辦的東京2020奧林匹克運動會也被迫延期。
然而，變化並非全是壞事，工作方式朝好的方面發展。過去，已經有人提倡活用IT工作的必要性。除了部分的業種外，許多人因新冠疫情的影響，感受到即便不進辨公室，工作也能夠照常運作。不用擠人滿為患的電車；不用為了一個小時的會議，耗費數倍的時間拜訪客戶；不用留意回家時間，直接線上舉辦公司的飲酒聚會。不用親自見面、不需要前往其他場所，也可做到跟以前一樣的事情，簡直像在做夢一樣。沒錯！終於誕生了理想的工作方式──「遠距辦公」。

然而，這個變化卻也帶來「遠距落差」。即便這個瞬間也朝兩極化推進，分為積極接受的「遠距強者」與消極排斥的「遠距弱者」。
你是遠距強者呢？
還是遠距弱者呢？
這可由下述問題的答案立即知道。
「遠距辦公有大幅提升你的工作生產力嗎？」
若答案是Yes，則你是遠距強者；
若答案是No，則你是遠距弱者。

成為「10倍效率」的遠距強者
「嗯，雖然相當習慣遠距辦公了，但沒有感覺到大幅提升」這樣的人很遺憾屬於「遠距弱者」。不過，也不需要探過擔心，因為大部分的人都是遠距弱者。

本書的預設讀者是，想要盡可能改變現狀，卻不擅長App、IT工具的老派人士。這麼說也許很失禮，但請容許我稱呼這些人為「高度自覺的老派人士」。高度自覺的老派人士是什麼樣的人呢？經營者、經營幹部、創業家、各企業的領導階層、想要改變現狀的一般員工等等，許多人都為如何在變化劇烈的線上環境提升生產力、激發員工的工作熱忱而煞費苦心。面對面可發揮的各種強項不適用遠距辦公、沒辦法跟成員充分溝通等等，許多人感到焦急難耐。然而，請各位不用擔心。你現在需要的是，最簡單迅速成為遠距強者的武器。有些人可能會認為：「想要簡單迅速學習的話，看YouTube行了啊！」然而，YouTube難以達到我們的目標：創造10倍的成果。
這就是本書的主題：「10倍遠距工作術」。

無人不曉的最強大免費工具
那麼，該怎麼做才能夠創造10倍的成果呢？答案是竭盡所能地使用Google（谷歌）。而且，不需要花費一毛錢。有些人可能會說：「哎？我已經在用Google了喔！」但多數人是利用搜尋引擎、Gmail等個人使用的單體App（single-app/single-use），無法充分發揮Google原本的威力。多人共用的複合App（multi-app/multi-use）才能夠發揮Google的怪物般破壞力、10倍馬力。

那麼，為什麼選擇Google呢？理由有以下三點：
．免費使用，容易上手
．使用者多，容易協作
．資安穩固，令人安心

大家應該都用過Google，但真正體驗Google深不見底、其他人不曉得的力量後，各位也會從此欲罷不能。不過，讀者肯定會浮現疑問：
「既然有這麼厲害的使用方式，為什麼之前都沒有人知道呢？」
偷偷告訴各位，這是因為幾乎沒有人能夠教導其使用方式。

從約70個中嚴選「10」個App
提及多人共用的複合App，各位知道Google有多達約70個的免費App嗎？除了大家熟知的搜尋引擎、Google地圖，有人全部使用過嗎？筆者還沒有遇過這樣的使用者。
69個數量實在太多，如果將範圍限縮到一般業務的話，僅聽過其中20個＊5App就算是佼佼者了。不過，本書會再從這20個當中嚴選最為重要的10個App，只要熟練這10個App就能夠成為遠距強者。
「10個10倍效率的App」就此誕生。

想要從遠距弱者搖身變成遠距強者，只需要熟練「10個10倍效率的App」就行了。那麼，該怎麼熟練多人共用的複合App呢？向身邊擅長使用Google的人請益？向經常使用Google的網紅學習？這些都是不錯的選擇。簡言之，我們必須自己尋找好的老師，因為學校不會教這些東西。

雖然聽起來像是自誇，但筆者站在這些老師們的頂點。抱歉，忘了先自我介紹，我是Google最高階合作夥伴平塚知真子。「最高階合作夥伴」是Google認證合作夥伴的頭銜中（Google認證訓練講師／Google Cloud Partner Specialization Education），擁有兩個最高階資格的人。在本書截稿之前，我是日本唯一通過認證的女性訓練講師執行長，亦即Google認定的「頂尖專家」。

為什麼少有企業通過Google的「頂尖」認證呢？
因為Google重視實際成果，僅遴選真正獲得使用者好評的人。筆者在這三年間，獲得Google相關人員的推薦、通過許多的嚴格條件，成為最高階的公認訓練講師，根據每天深入使用Google所獲得的最新資訊，更新、開發研習用的程式。如今仍在第一線擔任訓練講師，教導其他教育工作者，累積各種研究成果。我們開發的研習程式分為多個級別，本書從中嚴選了幾個關鍵內容，即便是極為不擅長IT工具的人，只要知道這些就沒問題。
筆者完全不會提及多餘的內容，目標是撰寫讓曾經中途放棄這類書籍的人，也能夠閱讀到最後的書籍。
僅多次親自參與Google的研習、正與谷歌人（Googler）一起共事的我，才有辦法得知的最新軼事，也會巧妙穿插於各處添增閱讀的樂趣。

維持現狀將逐漸遭到淘汰的時代
若要用一句話形容Google，那就是極為擅長創新與協作的公司。自1998年創業至今約20年，它靠著這兩強項急遽成長為1618億美元的大企業。日本的IT運用被指出嚴重落後歐美國家，但日本政府於2020年祭出「GIGA School構想」，認列總計超過4000億日圓*13的大規模預算。就公共教育方面的投資而言，這是史無前例的巨大衝擊。日本學校未來也將有高速無線網路、人人配備一台數位裝置，為教學帶來戲劇性的改變。數位裝置是指，筆電、平板、智慧手機等終端設備。2019年以前默默無名的Chromebook，預計配備至日本全國約一半的公立中小學（根據Google的調查）。Chromebook是搭載Google Chrome OS的筆記型電腦，同時也可當作平板電腦來使用。

今後，所有的教學授課皆是以IT運用為前提，孩童們的IT技能肯定會急遽成長。在IT技能產生的劇烈世代衝突下，拒絕變化的人將遭到時代拋棄。正因為如此，我們才要以Google的10倍效率＝「10倍工作術」為目標。

想用Google的10倍工作術讓「誰」獲得幸福？思考這個問題，其實是非常重要的事情。

當採取行動不僅為了自己，也真心希望他人獲得幸福時，內心會感到無比雀躍。期望什麼取決於自己本身，想像即是邁向雀躍未來的一步。為了實現10倍工作術，必須跨出今天的一小步。每天一步一腳印地實踐，最後就能達成Google的10倍工作術。本書介紹的「10個10倍效率的App」，操作上都不困難。而且全部免費，不用擔心成本的問題。與其獨自一人學習，不如和大家一起使用，共同成長。

只需要準備這些東西
在進入10倍工作術的世界前，請先做好以下兩項準備：
．準備數位裝置：請在本書旁邊準備一台數位裝置。所有的數位裝置都可使用Google，只要活用本書的內容，遠距弱者肯定能夠搖身變成遠距強者。
．建立Google帳戶：Google的強項在於純雲端服務（Google的伺服器），需要經由Google帳戶執行運作。只要有一個Google帳戶，任何數位裝置都可隨時隨地存取相關的資訊。資安方面極為堅固牢靠，能夠安心使用。尚未建立帳戶的讀者，請先搜尋「Google 帳戶」建立自己的帳號，所需時間最長約3分鐘左右，在泡麵泡開前就能夠完成。

熟練「10個10倍效率的App」後，遠距辦公的成果肯定會比當面工作多達10倍。

平塚知真子
Google最高階合作夥伴